問題管理之表達問題“六化”
一、復雜的問題簡明化
在反映問題、提出解決問題的建議時，要化繁為簡、刪繁就簡，善于用簡明的語言表達復雜的內(nèi)容，用簡明的語句總結自己的觀點。
如果問題比較復雜，可以把問題的分析論證過程作為附件，在主報告中簡明扼要地闡明觀點、提出對策或建議。如果主報告無法簡化，可以用一頁以內(nèi)的摘要把關鍵問題、解決方案、實施步驟總結清楚。
表達問題中抓重點也是簡明化的一種方式。例如，一家企業(yè)集團對子公司監(jiān)管涉及很多方面，經(jīng)過研究提煉，表達為對“兩個人、一個指標”的監(jiān)管模式，兩個人是指子公司總經(jīng)理、財務總監(jiān)，一個指標是指凈資產(chǎn)收益率。
二、深奧的內(nèi)容通俗化
專業(yè)人士給別人講解理論或專業(yè)術語時往往是晦澀難懂，這反映了兩方面的問題：一是表達能力欠佳，二是不為他人著想。企業(yè)的各類工作人員在向非本專業(yè)人員表達問題時，要把深奧的內(nèi)容通俗化。
例如，一般汽車銷售人員都這樣向顧客介紹汽車剎車性能：“這款車有緊急剎車助力系統(tǒng)”，就不如說：“這款車在緊急剎車中，可以縮短剎車距離。”
再如，邊際效用遞減原理如果要從數(shù)學上解釋，其深奧程度夠嚇人的：邊際效用在數(shù)學上是效用函數(shù)的導數(shù)，因為效用函數(shù)是單調(diào)遞增的下凹函數(shù)，函數(shù)值單調(diào)遞增而導數(shù)值單調(diào)遞減。你看這玄不玄？如果換為通俗的方式來表達，可以把邊際效用遞減原理比喻為吃蘋果，吃的蘋果越多，感受越差：第一個蘋果挺好吃，第二個蘋果有點膩，第三個蘋果比較煩，第四個蘋果就可能難以下咽了。
三、零散的問題系統(tǒng)化
企業(yè)運作是一個系統(tǒng)的、關聯(lián)的過程，同一問題可能在各部門、各職能有不同的表現(xiàn)。有時，一個部門的問題可能會在另一個部門表現(xiàn)出來。但是，企業(yè)的問題往往會按部門分別（可能有先有后）提出來，這樣提出的問題看起來是分門別類的，但實際上往往是零散的。所以，要跨部門、跨職能分析和表達問題才能避免或克服部門劃分、條塊分割導致的認識誤區(qū)。
另一方面，在提交一些包含著利和弊的建議和意見時，對理由和依據(jù)進行系統(tǒng)化分析和表達，能夠增加說服力和影響力，有助于上級接受你的建議。例如，一位部門經(jīng)理報給總經(jīng)理一份提案，希望給他們部門的獎金總額增加15%，這一提案沒有得到批準。如果部門經(jīng)理對同行業(yè)薪酬水平進行比較分析，說明本部門員工薪酬水平比競爭對手低10%以上，并且有一半以上的員工近期提出加薪要求，部分員工因加薪要求沒有滿足而離職，有離職意向的員工也在增多。為了增強團隊凝聚力、戰(zhàn)斗力，擬定了拉開獎金差距、加大激勵力度的方案，為此，需要增加獎金總額15%，希望上級批準。按照這樣的表達方式，總經(jīng)理很有可能會批準提案。
四、推理和分析規(guī)范化
推理和分析規(guī)范化是指邏輯正確、因果關系明確、前后連貫、條理清晰。這樣能使問題分析具有說服力，也能使表達問題具有感染力。
有個人覺得餓了，買了一個饅頭吃，沒吃飽，又買了一張餅吃，還沒吃飽，又買了一個包子吃，這才吃飽了。于是，他非常后悔地說：“早知道這個包子能吃飽，就不買前面的饅頭和餅了！”
這就是搞錯因果關系的推理，實際問題分析中，也經(jīng)常搞錯甚至顛倒因果關系。國內(nèi)一家制鞋廠去國外同行業(yè)先進的標桿企業(yè)考察后發(fā)現(xiàn)，本廠與標桿企業(yè)有一個明顯區(qū)別，本廠生產(chǎn)人員所占比例約為60%，而標桿企業(yè)的這一比例只有30%.于是，這家制鞋廠決定向標桿企業(yè)學習，開展了“降低生產(chǎn)人員比例”的活動，首先盡最大可能精減了生產(chǎn)人員，但比例下降不明顯，生產(chǎn)人員不能再精減了，否則就要影響交貨速度了，只能是增加了管理人員、后勤人員、服務人員等各類非生產(chǎn)人員，以此來提高非生產(chǎn)人員比例。但結果是成本劇增，效益下降。
五、數(shù)據(jù)和關系圖表化
在表達問題時，如果有數(shù)據(jù)，說服力會比較強，但從表達效果來說，把數(shù)據(jù)轉化為圖表，既直觀又生動，讓人一目了然，效果更好。
事實上，不只是數(shù)據(jù)可以轉化為圖表，即使沒有數(shù)據(jù)，也可以圖表化，尤其是本來要用文字表達的因果關系、層次結構關系、流程先后關系、比較關系等都應該盡可能圖表化。如果是用于演示或作為演講材料，還可以增加彩色的、生動的輔助要素。
結合計算法的應用，問題管理中關于數(shù)據(jù)和圖表的規(guī)則可以總結為：有數(shù)據(jù)，要使用計算法；沒有數(shù)據(jù)，也可以使用計算法。有數(shù)據(jù)，要轉化為圖表；沒有數(shù)據(jù)，也可以轉化為圖表。
六、標志性語句生動化
標志性語句主要是指大標題、小標題、導語、主題句、小結，以及對某些觀點的強調(diào)。反映問題和分析問題的報告和發(fā)言畢竟不是文學作品，追求生動只是表達形式，內(nèi)容應講究邏輯性和條理性，但通過讓標志性語言生動化，可以使你的意見和建議增加感染力，有利于讓別人接受和采納。
以“復雜的問題簡明化”為例，引用清代畫家、詩人鄭板橋的《畫竹》詩就能起到生動化的效果：四十年來畫竹枝，日間揮寫夜間思。冗繁削盡留清瘦，畫到生時是熟時。
這首詩既有“復雜的問題簡明化”的寓意，也表明只有反復練習、用心思考，才能達到簡明化的功力和境界。